NEZAKAZOVAT, ALE NASTAVIT PRAVIDLA: JAK NA AI VE FIRMĚ

AI ve firmě? Ano, ale s jasnými pravidly

Umělá inteligence je běžnou součástí pracovního života. Zaměstnanci ji využívají k řadě úkolů, jako je psaní e-mailů, vyhledávání informací nebo příprava podkladů pro zákazníky. A velmi často ji používají bez vědomí zaměstnavatele.

Úplný zákaz používání AI přitom zpravidla není nejlepším řešením. Mnohem praktičtější je stanovit předem jasná pravidla k užívání nástrojů AI tak, aby zaměstnanci AI užívali transparentně a bezpečně.

Proč vůbec používání AI ve firmě řešit?

Největším rizikem není samotná AI, ale způsob, jakým ji zaměstnanci používají. Představme si zaměstnance, který chce pomocí veřejně dostupného AI nástroje zpracovat obchodní nabídku a pro usnadnění práce do něj vloží celý dokument obsahující ceny, marže, seznam odběratelů nebo neveřejné výrobní postupy. Jiný zaměstnanec může do AI nahrát smlouvu se zákazníkem, databázi kontaktů nebo dokument s osobními údaji zaměstnanců.

V takových případech už může být ohroženo obchodní tajemství, firemní know-how, důvěrné informace i osobní údaje.

Pravidla pro práci s AI proto nejsou určena pouze velkým technologickým společnostem. Stejná rizika se týkají pekárny nebo výrobního podniku, jen se mohou týkat jiných informací, například receptur, nebo zákaznických databází.

Jak pravidla nastavit?

Ideálním řešením je vydání jednoduché interní směrnice pro používání AI, se kterou budou zaměstnanci seznámeni. Nemusí jít o dlouhý právní text, důležité je, aby pravidla byla především srozumitelná a použitelná v každodenní praxi.

Samotná směrnice ale nestačí. Zaměstnance je vhodné také pravidelně školit, alespoň jednou za 12 měsíců, a při významných změnách používaných nástrojů nebo pravidel i častěji. Je také praktické určit odpovědnou osobu, která bude vývoj v oblasti AI sledovat, interní pravidla aktualizovat a zaměstnancům v případě nejasností pomůže.

Co by měla pravidla obsahovat?

Především je vhodné určit, které AI nástroje mohou zaměstnanci používat. Společnost by měla stanovit doporučené nástroje a zajistit k nim firemní licence. Firemní účty jsou zpravidla bezpečnější než nekontrolované používání soukromých účtů zaměstnanců, tyto účty zpravidla umožňují vyšší úroveň ochrany než běžné osobní účty.

Dále je vhodné stanovit, při kterých činnostech lze AI používat a kde už nikoli. Rozsah omezení bude vždy záležet na konkrétní společnosti a na citlivosti jejích údajů. Jiná pravidla může mít zaměstnanec připravující příspěvky na sociální sítě a jiná pracovník, který má přístup k obchodním smlouvám, účetnictví či personální dokumentaci.

U zvlášť citlivých oblastí lze přímo stanovit, jaké dokumenty nebo informace se do AI nástrojů nesmějí vkládat. Může jít například o neveřejné dokumenty o ekonomice a financích společnosti.

Velkou pozornost je třeba věnovat také osobním údajům. Zaměstnanci by měli být vedeni k tomu, aby údaje před vložením do AI anonymizovali.

Za výsledek stále odpovídá člověk

Stejně důležité je zaměstnancům zdůraznit, že AI je pouze pracovní nástroj. Za výslednou práci odpovídá zaměstnanec, nikoli AI agent.. Každý AI výstup, který zaměstnanec použije, musí řádně zkontrolovat.

Pokud zaměstnanec při práci s AI poruší své povinnosti a způsobí zaměstnavateli škodu, může za ni za podmínek zákoníku práce odpovídat. U škody způsobené z nedbalosti je výše náhrady požadované po zaměstnanci zásadně omezena na čtyřapůlnásobek jeho průměrného měsíčního výdělku, neomezeně zaměstnanec odpovídá pouze v úzce vymezených situacích.

Navenek vůči zákazníkům a obchodním partnerům přitom bude následky pochybení zaměstnance řešit především zaměstnavatel. O to důležitější je, aby společnost používání AI nenechala živelnému vývoji.

Používáte ve firmě AI, ale zatím bez jasných pravidel? Interní směrnice nemusí být složitá ani dlouhá. Důležité je, aby odpovídala skutečnému fungování vaší firmy a rizikům, která se vás týkají. Pokud si nejste jistí, jak pravidla nastavit nebo co by měla obsahovat, rádi vám s jejich přípravou pomůžeme.

#AI #AI ve firmě #ochrana osobních údajů #umela inteligence #zamestnanci